Revisión y Gestión de pedidos
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Diseñamos experiencias de usuario memorables para cualquier producto digital.
Revisión y Gestión de pedidos
Filtra pedidos por fecha (mes / año) o por cliente registrado .
Organiza los pedidos en orden ascendente o descendente por número de pedido , fecha o total . Para hacerlo, seleccione el encabezado de cada columna.
Ten en cuenta que la columna «Total» no considera la importación reembolsada.
Haz clic en el número de pedido y el nombre del cliente para ver la página de detalles del pedido , donde también puedes editar los detalles del pedido, actualizar el estado y añadir notas . Más detalles sobre esto en la sección Ver y editar órdenes individuales.
Al hacer clic en Vista previa, se abre una ventana emergente que contiene el número de pedido, el estado del pedido, los detalles de facturación, el método de pago, los detalles de envío, el método de envío, los artículos pedidos y la opción de cambiar el estado del pedido.
Los estados de pedido están codificados por colores y son descriptivos.
Al pasar el cursor sobre el estado de un pedido, se muestran las notas realizadas en el pedido.
Al final de una fila hay botones de acceso directo para marcar rápidamente los pedidos como Procesando o Completado .
Estados de pedido
Un pedido también tiene un estado . Los estados de los pedidos te permiten saber qué tan avanzado está el pedido, comenzando con «Pendiente de pago» y terminando con «Completado». Se utilizan los siguientes estados de pedido:
Pendiente de pago : orden recibida, no se inició el pago. En espera de pago (sin pagar).
Fallido : el pago falló o se rechazó (sin pagar) o requiere autenticación (SCA). Ten en cuenta que es posible que este estado no se muestre inmediatamente y, en cambio, se muestre como pendiente hasta que se verifique (por ejemplo, PayPal).
Procesando : pago recibido (pagado) y el inventario ha sido reducido; El pedido está pendiente de cumplimiento. Todos los pedidos pagados son guardados con el estado de Procesando, excepto aquellos que solo contienen productos que son tanto virtuales como descargables (artículo disponible solo en inglés).
Completado : pedido cumplido y completo – no requiere ninguna otra acción.
En espera : en espera de pago – el inventario se reduce, pero debes confirmar el pago.
Cancelado : cancelado por un administrador o el cliente; las existencias aumentan, no se requieren más acciones.
Reembolsado : reembolsado por un administrador, no se requieren más acciones.
Identificación requerida : esperando una acción del cliente para autenticar la transacción y/o completar los requisitos de SCA.
Esta representación visual sigue un pedido a través de sus estados de «Pendiente de pago» a «Completado», «Cancelado» o «Reembolsado».
Desde la página de pedido individual , no solo puedes ver todos los datos del pedido, sino también editarlos y actualizarlos.
Editar artículos de pedido: modificar el producto, los precios y los impuestos.
Inventario – Reducir y restaurar el inventario para un pedido.
Modificar los metadatos del producto para editar variaciones del producto eliminando y agregando metadatos.
Aplicar cupones. Necesitarás conocer el código de cupón que se aplicará al pedido. Se realiza un seguimiento de los recuentos de uso de cupones, y los cupones también se pueden eliminar de los pedidos. Nota: el pedido no debe estar pagado para que los cupones tengan efecto.
Añadir cuota. Puedes ingresar un monto o porcentaje para agregar una cuota a un pedido. Las cuotas negativas distribuirán los impuestos entre todos los demás artículos y no harán que el total del carrito descienda por debajo de cero.
Ver detalles del pedido
Detalles del cliente: Nombre de usuario y correo electrónico, junto con un enlace para ver su perfil y otras compras que el cliente haya hecho en el pasado.
Edición de detalles del pedido
La mayoría de los detalles en esta sección se pueden actualizar y/o cambiar.
Para cambiar la fecha y la hora, use el selector de fecha desplegable y los selectores de cantidad para la hora.
Para cambiar el estado, elija el estado correcto en el menú desplegable.
Para cambiar el cliente, selecciona el cliente actual y busca el nuevo cliente.
En «Facturación» y «Envío», se pueden cambiar varios otros detalles. Para hacerlo, seleccione el ícono de lápiz junto a cada uno de ellos.
Una vez que hayas realizado los cambios necesarios, selecciona Actualizar para actualizar el pedido.
Visualización de los artículos del pedido.
El siguiente panel en la página de pedido es el panel Artículo . Contiene los artículos del producto, los detalles de envío y el resumen del pedido.
Debajo de eso, se muestran los detalles de envío . Esto incluye: Método de envío
La última sección contiene una descripción general de los costos del pedido . Esta sección cambiará si se reembolsa un pedido. Por defecto, incluye: Subtotal de artículos: costo sin impuestos.
Cupón (es): monto deducido en función del uso de cupones; Los cupones utilizados se muestran a la izquierda en esta sección.
Impuestos: la cantidad de impuestos para todo el pedido; esto será reemplazado por el código de impuestos aplicado a la orden.
Finalmente, debajo de la línea, una descripción general de lo que se paga y las tarifas que cobran las pasarelas de pago.
Edición o adición de artículos de pedido.
Con excepción de realizar un reembolso, los artículos del pedido no se pueden editar a menos que el estado del pedido sea «Pendiente de pago» o «En espera».
Artículos del producto. Selecciona el ícono de lápiz junto a una línea de productos para editar.
Añadir meta : añade y elimina metadatos para cambiar las opciones de productos variables.
Total : precio de línea e impuesto de línea antes de los descuentos preimpuestos.
Impuesto : Costo de impuestos. Por ejemplo, si un cliente está exento de impuestos, es posible que desee eliminar los impuestos.
Otras acciones. A continuación, puedes realizar cuatro acciones en la parte inferior de esta ventana:
Añadir artículo(s) : esto te mostrará seis nuevas opciones: Añadir producto(s): añade productos adicionales al pedido.
Añadir cuota: añade una cuota adicional, como envoltura de regalos.
Añadir envío: añade un costo de envío. Cuando hayas hecho esto, selecciona el ícono de lápiz para actualizar el nombre, el método de envío, el costo y el impuesto.
Añadir impuesto: añade un código de impuesto adicional a cada sección del pedido.
Una vez que hayas hecho esto, selecciona Recalcular para asegurarte de que todos los cambios se reflejan en los totales del pedido.
Aplicar cupón : si tu cliente olvidó agregar el cupón o si deseas recompensar al cliente antes de que pague, al seleccionar esta opción se mostrará una ventana emergente que te permite aplicar un código de cupón.
Reembolso : para reembolsar al cliente. Para obtener más información sobre reembolsos manuales y automáticos, consulte Reembolsos de WooCommerce (artículo disponible solo en inglés).
El panel de Notas del Pedido muestra notas adjuntas al pedido y se puede usar para almacenar detalles de las diferentes acciones, como resultados de pagos o reducir los niveles de existencias, o añadir notas al pedido para que los clientes las vean. Algunas pasarelas de pago también añaden notas para la solución de problemas.
Púrpura : avisos de estado del sistema, como detalles de la pasarela de pago.
Gris : actualizaciones de estado generales, como cambios de estado o notas privadas. Los clientes no ven estas notas, pero pueden recibir notificaciones de ellas, por ejemplo, cuando el estado cambia de procesando a completado, se puede enviar un correo electrónico (según sus ajustes).
Azul : notas para el cliente. Los clientes reciben notas por correo electrónico, pero pueden observarlas viendo un pedido o utilizando la página de seguimiento de pedidos de WooCommerce.
Las notas pueden ser una herramienta poderosa para comunicarse con los clientes u otros gerentes de tienda. ¿Necesitas agregar un número de seguimiento para el envío? ¿Se retrasarán las existencias? Agregue una nota de cliente y se les notificará automáticamente.
Utilice el área de texto para añadir el contenido de la nota.
Selecciona Nota privada o Nota al cliente en el menú desplegable.
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Buenas prácticas para la gestión de pedidos
Una gestión eficiente de pedidos no solo implica actualizar estados, sino también mantener un flujo de trabajo claro y consistente. Recomendamos establecer un protocolo interno que defina quién y cuándo se actualiza cada estado, especialmente en tiendas con alto volumen de ventas. Esto evita confusiones y mejora la experiencia del cliente, quien puede seguir el avance de su compra desde su cuenta.
Además, es fundamental revisar periódicamente los pedidos en estados intermedios como «En espera» o «Procesando». Un pedido que permanece demasiado tiempo sin cambios puede indicar un problema de pago o de stock. Utiliza los filtros por fecha y cliente para detectar rápidamente estos casos y actuar en consecuencia.
- Define responsables para cada cambio de estado.
- Revisa diariamente los pedidos pendientes de pago o en espera.
- Utiliza las notas internas para registrar incidencias o comunicaciones con el cliente.
- Aprovecha los botones de acceso directo para agilizar las actualizaciones masivas.
Personalización y automatización de estados
Aunque los estados predeterminados cubren la mayoría de los escenarios, algunas tiendas requieren flujos más específicos. Por ejemplo, si vendes productos personalizados, podrías añadir un estado «En producción» para indicar que el pedido está siendo fabricado. Esto se puede lograr mediante extensiones o personalización del código, siempre cuidando la coherencia con la lógica de inventario y pagos.
La automatización también juega un papel clave: configurar reglas para que ciertos productos pasen automáticamente a «Completado» cuando son virtuales y descargables, o enviar correos electrónicos al cliente cuando el estado cambia, reduce la carga manual y mejora la comunicación.
Consejo: Antes de automatizar, mapea todos los estados posibles y sus transiciones permitidas para evitar errores como marcar un pedido como completado sin haber verificado el pago.
Gestión de reembolsos y cancelaciones
Los reembolsos y cancelaciones son parte inevitable del comercio electrónico. Al reembolsar un pedido, el sistema restaurará automáticamente el inventario de los productos afectados, siempre que la configuración lo permita. Es importante verificar que el stock se haya incrementado correctamente, especialmente si el producto ya no está disponible o ha cambiado de variante.
En cuanto a las cancelaciones, pueden ser iniciadas por el administrador o por el cliente (si la tienda lo permite). Al cancelar, el inventario también se restaura y no se requieren más acciones, pero recomendamos registrar una nota explicando el motivo para futuras referencias. Esto ayuda a identificar patrones y mejorar la oferta o el proceso de compra.
Integración con otros módulos de la tienda
La gestión de pedidos no ocurre de forma aislada; está estrechamente vinculada con el inventario, los cupones y los informes. Por ejemplo, al aplicar un cupón a un pedido no pagado, el sistema registra su uso y actualiza el contador correspondiente. Si eliminas el cupón, el contador se ajusta automáticamente. Esta integración garantiza que los datos de marketing y ventas sean precisos.
Asimismo, los cambios en el estado de un pedido pueden afectar los informes de ventas y los niveles de stock. Por ello, es recomendable coordinar con el equipo encargado de la logística o el almacén para que las actualizaciones se reflejen en tiempo real y no haya discrepancias. Para más detalles sobre cómo gestionar productos y sus variaciones, consulta nuestra guía sobre Cargar y editar productos variables en Woocommerce.